Praktijkvoorbeelden metadata

Zoals u in andere hoofdstukken heeft kunnen lezen is er veel mogelijk met metadata en is dit voor verschillende bedrijven erg interessant. In dit hoofdstuk zullen praktijkvoorbeelden uit verschillende sectoren worden genoemd en verteld hoe zij metadata toepassen.

Overheid
We beginnen met de sector overheid, dit is een grote sector maar wel erg verschillend. Zo zijn er verschillende ministeries, gemeentes en instanties die allemaal een andere regelgeving hebben. Als voorbeeld binnen deze sector nemen we het stadsarchief van Amsterdam. Zo hanteert het SAA (Stads Archief Amsterdam) een metadatabeheersysteem waarin informatieobjecten in archieven en collecties worden beheerd. Een andere belangrijke functie is dat metadata uitwisselbaar zijn, dat wil zeggen niet gebonden aan een specifiek informatiesysteem of computerplatform. Ze kunnen als instrument dienen voor koppelingen tussen verschillende informatiesystemen.

De Archiefregeling schrijft overheidsorganisaties voor om informatieobjecten te bewaren binnen hun eigen context. Betekenisvolle informatieobjecten zijn altijd context gerelateerd en daarmee wordt bedoeld dat een informatieobject de neerslag van een bedrijfsactiviteit is. Een informatieobject zonder context is betekenisloos en niet te interpreteren. Daarnaast bevordert context informatie de terugvindbaarheid van informatieobjecten. Metadata garanderen ook de betrouwbaarheid en authenticiteit van informatieobjecten.
Het belangrijkste binnen het SAA was dat er een goede standaardisatie van metadata is, zo wordt er bij een nieuwe informatieobject automatisch een set metadata toegekend. Voor deze standaard was er een goede afbakening nodig en duidelijke uitgangspunten.

Productiebedrijven
Ook binnen de sector van productiebedrijven wordt metadata gebruikt, hiervan zijn minder voorbeelden te vinden dan de vorige sector maar daarbij speelt het gebruikt van documentatie een rol. Een voorbeeld binnen de sector productie is het bedrijf DS Smith, dit is een productiebedrijf gespecialiseerd in het maken van papier. Voor kwaliteitszorg worden van elk van deze rollen papier foto’s gemaakt, zodat wanneer een klant een klacht heeft bewezen kan worden dat de rollen goed waren. Om deze foto’s snel en effectief terug te vinden wordt er gebruik gemaakt van metadata, tags zoals machine, datestamp, afmeting en fabriekshal worden hierbij gebruikt. Een voordeel wat ze nu hebben is dat het zoeken naar een bepaalde rol nu sneller gaat dan het zoeken in een map met duizenden foto’s.

Dienstverlening
Als voorbeeld binnen de sector dienstverlening nemen we de grotere koerier- en bezorgbedrijven zoals UPS en PostNL. Om de dienstverlening en de klanttevredenheid op een hoog niveau te houden hebben deze bedrijven sinds de laatste jaren de Track & Trace functie. Met deze functie kunnen klanten zien waar hun pakketje zich bevindt en een tijdstip waartussen het pakketje geleverd kan worden. Bij deze aanvraag wordt er gebruik gemaakt van metadata. Wanneer een student bijvoorbeeld een nieuwe studieboek besteld op een website, heeft de student hoogstwaarschijnlijk eerst een account aan moeten maken met daarin zijn contactgegevens. Van deze gegevens kan metadata worden gemaakt die dan weer gekoppeld wordt aan het pakketje wat de student heeft besteld. Wanneer er dan door een of andere reden het pakketje verloren gaat, kan gemakkelijk teruggezocht worden bij zowel het bezorgbedrijf als de webwinkel van wie dat pakketje is en waar het geleverd had moeten worden.

Hoe kan het mis gaan?

Een goed voorbeeld voor waar het mis ging met het gebruik van metadata is de Mars Climate Orbiter missie in 1999.